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跑赢时间的开票能手
2023-08-24
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【开栏词】自QY球友会体育销售服务承诺书签订以来,各系统积极响应,用心用情做好工作,着力打造匠心服务,以持续性的自我改进,创新性地满足客户和业务发展商的需求,如今已显现成效,涌现出一批言出必行、誓达目标的先进集体与个人,特开设此专栏一同分享他们的奋斗故事,走入他们的“感动时刻”。

“竟然真的在今天办完了,效率真高啊,太感谢了。”

一整天耕耘在纷繁复杂的开票单据、密密麻麻的资金数据间,工作的重压并没有消磨掉周同的热情与耐心,时值深夜,周同仍然坚守在开票窗口“站好最后一班岗”。他微笑着目送最后一位业务发展商离开,对方的满意和认可为他繁忙的一天画上了一个完美的句号。

作为河南QY球友会财务部的销售会计,周同近期的工作压力不可谓不大,自从销售服务承诺书签订之后,他像是被拧紧了发条,伏案埋首,争分夺秒。来自业务发展商的评分反馈和销售服务承诺书上清晰明确的考核项,容不得推诿扯皮,有功奖有错罚,是压力更是动力,身边的同事们个个卯足了劲要争口气。“现在跟以前相比确实大不一样了,效率提升可不是一星半点儿。”很多业务发展商发出感慨,河南QY球友会财务系统工作转变他们都看在眼里,单单一个开票业务就让他们有深刻的体会。

“以前开个发票要费老大功夫了,排号就是第一大难关。”很多时候业务发展商拿到号一合计,前面得有六七百号人,等得人心急火燎,排到自己更是遥遥无期,等上两三个月都是常态。

加之很多业务发展商对开票流程不熟悉,交货单、运输单、安装单……五花八门的单据一旦遗漏便无法办理业务,需要按照工作人员的指引重新准备材料,许多人东奔西走,来来回回好几趟,才能把资料准备齐全。这些曲折的过程足以把业务发展商的耐心消耗殆尽,即使周同热情服务,细致周到,也难以消除业务发展商心中的不满和言语上的埋怨。

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认真处理业务的周同

针对这些对外服务的薄弱环节,财务系统下了大力气扭转局面,首要关注的,就是前期积压业务的清零工作,抛去重担一身轻,才好重新出发。

周同还记得自己接到任务后,就和部门同事一道无缝切换到挑灯夜战的生活,腰酸背痛还要稳坐工位,有时忙到深夜头昏脑涨,精力不济,眼前的数字根本无法入脑,经历过一个多月突破极限的埋头苦干,才把之前积压的数百条开票业务处理完毕,“那段日子就像在和时间赛跑,分秒必争,我们办理开票的速度必须超过开票申请的新增速度,不然积压只会越来越多,提升服务体验也就无从谈起。”

周同明白,积压业务的清零只是阶段性胜利,业务高效畅通的“保卫战”一旦打响,便没有终点。为了守护这份来之不易的战果,周同把“清零”心态保持至今,雷打不动实现工作任务的日清月结,简单的票据当天办理完毕,流程复杂的也在当月开具出来,绝不留下“小尾巴”。

要想达成这个目标并不容易,由于对外窗口的特殊性,总有始料未及的意外情况发生,给周同密不透风的工作安排再添一笔负担,常有业务发展商在快下班的时间匆忙赶到,要求马上帮他开具发票。遇见这种情况,周同的服务态度不打折扣,询问原因后便为对方开启“绿色通道”。

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周同为业务发展商现场开票

他放下手头的工作一步步指导业务发展商在营销通提交申请,随后联系营销中心的同事加急审核,流程走到他这里,他有条不紊地核对各类票据,确保数据正确和凭证规范。考虑到很多业务发展商材料准备不全导致无法开票的情况,财务部早将各类开票所需的单据留存在本部门内,随用随找,避免了这类意外的发生,着急火燎过来开票的业务发展商,周同基本都能当天办理完毕,让他们满意而归。至于自己遗留下的工作,周同也不会就此搁置,一定会加班加点赶工完成。

效率提升,流程优化,及时响应……一系列转变让业务发展商感受到公司的重视和温暖,这是财务人交上的一份有温度的答卷。与此同时,在每一个灯火通明的夜晚,周同等一众财务人与时间的赛跑的决心越发坚毅,“小窗口里藏着大服务,当责任抗在肩上,所有辛苦都变成了动力,我们的战斗还在继续……”